Neben der Erstellung von Abfragen in der Entwurfsansicht, bei der Sie keinerlei Kenntnisse über eine Programmier- oder Datenbankabfragesprache haben müssen, können Sie Abfragen auch über die Datenbankabfragesprache SQL durchführen.
SQL steht für Structure Query Language und bedeutet soviel wie „Strukturierte Abfragesprache“.
Diese Sprache stellt eine Reihe von Befehlen zur Abfrage von Daten und zum Anfügen und Bearbeiten von Datensätzen zur Verfügung. Die Syntax ist an die englische Umgangssprache angelehnt und relativ einfach.
SQL ist in vielen Datenbanksystemen implementiert, so dass eine weitgehende Unabhängigkeit von der benutzen Software erzielt werden kann. Da sie nur zum Teil standardisiert ist, kann der Sprachumfang etwas unterschiedlich sein, d.h. es steht in den Datenbanksystemen nicht immer der gesamte SQL-Sprachumfang zur Verfügung.
Access erstellt aus einer normalen Abfrage automatisch SQL-Befehle, wenn Sie in die SQL-Ansicht wechseln. Dieser Wechsel erfolgt über die Schaltfläche Ansicht (Registerkarte Start). Es werden aufgrund der Beziehungen zwischen den betroffenen Tabellen bereits SQL-Ausdrücke vorgegeben, die Sie nur noch ergänzen müssen.
Der SELECT-Befehl ist der wichtigste SQL-Befehl. Mit ihm können Sie Abfragen aus der Datenbank erstellen. Es ist dabei möglich, Daten aus einer oder mehreren Tabellen abzufragen und die Daten herauszufiltern. Das Ergebnis der Abfrage stellt das Dynaset dar.
Der SELECT-Befehl kann auch Abfragen über mehrere Tabellen erstellen. Dazu sollte wegen der Übersichtlichkeit vor den Feldnamen der jeweilige Tabellenname stehen. Zwingend notwendig ist dies allerdings nur bei gleichen Feldnamen in unterschiedlichen Tabellen.
Ein SELECT-Befehl kann sich aus mehreren Komponenten zusammensetzen, so dass eine Abfrage die Kombination mehrerer Kriterien darstellen kann.
Neben der Entwurfsansicht für Abfragen ist es also möglich, Abfragen im SQL-Editor durch SQL-Befehle zu erstellen. Der Wechsel erfolgt über die Schaltfläche Ansicht.