Die beiden Programme OneNote und Outlook lassen sich auf unterschiedliche Weise miteinander kombinieren. Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Outlook ist ein eingerichtetes Outlook-Konto.
OneNote-Seiten lassen sich schnell und einfach per E-Mail versenden.
Wenn Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe E-Mail auf die Schaltfläche Seite per E-Mail senden klicken öffnet sich automatisch ein Outlook-Fenster zum Verfassen einer neuen Nachricht. Als Betreff ist bereits der Seitentitel eingetragen und der Textbereich enthält die Inhalte der Seite. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers ein und ändern Sie eventuell den Betreff. Wenn Sie möchten, können Sie im Textbereich noch eine Nachricht einfügen.
Sie können die Seite aber auch als Anhang einer E-Mail senden. Dann werden die Inhalte nicht im Textbereich der E-Mail angezeigt. Wechseln Sie in OneNote ins Datei-Menü, klicken Sie auf Senden und dann können die Seite im OneNote-Format oder als PDF-Dokument senden.
Wenn Sie eine Seite per E-Mail versenden, ist das immer nur eine Momentaufnahme. Änderungen in OneNote kann die andere Person nicht sehen. Daher ist es eventuell besser, einen Link zur Seite zu versenden. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass das Notizbuch für die Empfängerin oder den Empfänger freigegeben wurde .
Wenn Sie nun in der Seitenliste mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Seite klicken können Sie den Befehl Link zu Seite kopieren wählen. Der Link wird dadurch in die Zwischenablage kopiert und kann beispielsweise mit der Tastenkombination (Strg)+(V) in eine E-Mail-Nachricht eingefügt werden. Hat die Empfängerin bzw. der Empfänger die Berechtigung, das Notizbuch anzuzeigen, kann sie/er die Notizbuchseite über den Link direkt aufrufen.
In OneNote gespeicherte Inhalte können Sie auch als Outlook-Aufgabe speichern. Diese erscheint dann in Outlook in Ihrer Aufgabenliste, wo Sie sie zusammen mit all Ihren anderen Aufgaben verwalten und bearbeiten können. Markieren Sie in OneNote den entsprechenden Notizencontainer, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf die Schaltfläche Outlook-Aufgaben und wählen Sie die Fälligkeit.
Auf dem gleichen Wege können Sie auch eine neue Aufgabe erstellen indem Sie den Cursor auf der Notizbuchseite an die Stelle setzen, an der die Aufgabe erscheinen soll, auf die Schaltfläche Outlook-Aufgaben klicken, die Fälligkeit auswählen und den Text eintragen.
Wenn Sie sich für die Fälligkeit Benutzerdefiniert entscheiden, wird die Aufgabe in Outlook geöffnet, wo Sie ein beliebiges Fälligkeitsdatum und weitere Details eingeben können. Außerdem wird in der Aufgabenbeschreibung immer automatisch ein Link zur entsprechenden OneNote-Seite eingefügt, über den Sie zur Aufgabe in OneNote wechseln. Das ist vor allem dann äußerst hilfreich, wenn Sie in OneNote zur Aufgabe gehörende Dokumente, Informationen etc. gespeichert haben. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Speichern & schließen ganz links auf der Registerkarte Aufgabe werden die Änderungen gespeichert.
Um die Aufgabe in OneNote als erledigt zu markieren, öffnen Sie den Aufgabenbereich Kategorienzusammenfassung (Registerkarte Start, Gruppe Kategorien, Schaltfläche Kategorien suchen) und klicken dort auf das Fähnchen . Das Symbol ändert sich. In OneNote als erledigt markierte Aufgaben werden automatisch auch in Outlook als erledigt gekennzeichnet und umgekehrt.
Aufgrund der Verknüpfung zwischen OneNote und Outlook, können Sie die Aufgabe auch aus OneNote heraus in Outlook öffnen, um Änderungen vorzunehmen: Klicken Sie in OneNote mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Aufgabe in Outlook öffnen. Oder Sie markieren den Container, der die Outlook-Aufgabe enthält, und klicken auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf die Schaltfläche Outlook-Aufgaben und wählen Aufgabe in Outlook öffnen. Die Aufgabe wird in Outlook geöffnet und kann geändert werden. Klicken Sie abschließend auf der Registerkarte Aufgabe auf die Schaltfläche Speichern & schließen.
OneNote kann auch die Eckdaten einer Outlook-Besprechung als Notiz übernehmen indem Sie die Seite Besprechungsthema öffnen.Dank der Nutzung einer von OneNote bereitgestellten Vorlage werden die Besprechungsdetails an den passenden Stellen eingefügt. Hier können Sie dann Notizen verfassen und/oder durch Klick auf die Kontrollkästchen die Anwesenheit kennzeichnen.
Um wichtige in Outlook vorliegende Inhalte zu speichern ist es zweckmäßig, eine E-Mail direkt an Ihr OneNote zu senden indem Sie zu Outlook wechseln und die entsprechende Mail im Lesebereich oder in einem eigenen Fenster öffnen. Nun klicken Sie auf der Registerkarte Start bzw. Nachricht in der Gruppe Verschieben auf die Schaltfläche An OneNote senden, wählen im nachfolgenden Fenster den Speicherort aus und klicken auf [_OK_].
Haben Sie im obigen Fenster einen Abschnitt gewählt, wird der Inhalt der E-Mail auf einer neuen Seite eingefügt, die den Betreff der E-Mail als Titel erhält. Haben Sie dagegen eine konkrete Seite als Speicherort gewählt, wird der Mail-Inhalt dort unterhalb der bereits bestehenden Inhalte eingefügt.