Die Adressen für das Einladungsschreiben können Sie nicht nur in Word neu eingeben, sondern auch bestehende Adressen verwenden. Sie können dafür Adressbestände aus Outlook, Excel, Access oder aus anderen Programmen einsetzen. Wenn Sie mit dem Seriendruck-Assistenten eine neue Datenquelle erstellen, wird diese als Office Adressliste im Access-Datenbankformat gespeichert. Bei unserem Einladungsschreiben wollen wir aber ein Word-Dokument als Datenquelle verwenden.
Variable
Der Begriff Variable taucht immer wieder im Computerwesen auf. Stellen Sie sich eine kleine Schachtel vor, in der etwas aufbewahrt wird. Der Inhalt der Schachtel ist aber veränderlich, er ist variabel. Nun geben Sie der Schachtel einen Namen, den Variablennamen. Da der Name immer gleich bleibt, sprechen Sie die Variable (Schachtel) über ihren Namen an.
Feldname
Die variablen Textteile, z.B. eine Anschrift, werden in der Datenquelle in eine Tabelle geschrieben. Eine Tabelle besteht aus Spalten und Zeilen. Jede Spalte bekommt eine Überschrift. Diese Spaltenüberschrift verwenden wir als Variablenname. In Word und in anderen Programmen finden Sie dafür auch den Begriff Feldname. Die erste Zeile der Tabelle mit den Spaltenüberschriften wird Header genannt. Ab der zweiten Zeile werden die einzelnen Datensätze, die Anschriften abgelegt. Wenn Sie unseren Einladungsbrief an verschiedene Empfänger mit dem Seriendruck von Word schreiben, sind folgende Teile variabel zu gestalten:
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· Frau oder Herrn · Vorname |
· Nachname · Strasse* |
· Plz und Ort · Anrede. |
* Bei einem Datenaustausch kann es nachteilig sein, wenn in den Feldnamen nationale Sonderzeichen (ä ü ö ß, hier bei Straße) verwendet werden.
In einem Feldnamen dürfen Leerzeichen und bestimmte Sonderzeichen nicht enthalten sein. Falls Sie Daten mit dem Ausland austauschen oder die Datenquelle in anderen Programmen verwenden möchten, sollten Sie zusätzlich beachten: keine Umlaute, keine Sonderzeichen und der Feldname sollte mit einem Buchstaben beginnen.
Anzahl der Felder in der Datenquelle
In einer Datenquelle sind mindestens alle Datenfelder aufzunehmen, die im Hauptdokument benötigt werden. Sie können aber darüber hinaus in der Datenquelle noch weitere Felder eintragen. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie die zusätzlichen Felder für den aktuellen Serienbrief nicht benötigen, sie aber für eine spätere Aktion bereitstellen wollen.
Ihre Aufgabe
1. Erstellen Sie ein neues leeres Dokument, und fügen Sie eine Tabelle mit 7 Spalten und 4 Zeilen ein.
2. Tragen Sie in der ersten Zeile der Tabelle die Feldnamen als Spaltenüberschriften und ab der zweiten Zeile die drei Anschriften ein:
3. Speichern Sie das Dokument unter dem Dateinamen Brief, Datenquelle ab, und schließen Sie es.